Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere?

Grundsätzlich müssen Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere entsprechend der Bundesabgabenordnung sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden, zu laufen.

Für bestimmte Unterlagen gibt es eigene Aufbewahrungsfristen. Beispiele für verlängerte Aufbewahrungsfristen sind:

• Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Unterlagen, die bestimmte Grundstücke im Sinne des Umsatzsteuergesetzes betreffen, 22 Jahre aufbewahrt werden.
• Unterlagen, die in einem anhängigen Berufungsverfahren, in einem gerichtlichen oder in einem behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen. Hier verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit.
• Haben Sie Förderungen in Anspruch genommen, so sind auch die Bestimmungen zur Aufbewahrung der entsprechenden Förderrichtlinie zu beachten (z. B. zehn Jahre bei Investitionsprämie oder Kurzarbeitsbeihilfe).

Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben. Auch Unterlagen über Eigentums- oder Bestandsrechte sollten länger aufgehoben werden.

Beim Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie im Privatvermögen sollten alle Unterlagen, die mit dem Kauf, einem Zu- und Umbau oder einer Großreparatur in Zusammenhang stehen, unbefristet aufbewahrt werden (z. B. Kaufvertrag, Belege über Anwalts-/Notarkosten und Grunderwerbsteuer und alle Rechnungen zu später getätigten Investitionen).

Stand: 29. März 2022